Jak wybrać usługodawcę na event i nie żałować po podpisaniu umowy?
Organizacja wydarzenia zaczyna się zwykle od ekscytacji.
Niezależnie od tego, czy planujesz wesele, event firmowy, jubileusz czy kameralne przyjęcie, szybko przychodzi moment, w którym trzeba wybrać ludzi odpowiedzialnych za realizację całego przedsięwzięcia.
I właśnie wtedy pojawia się problem.
Ofert jest setki. Każda wygląda dobrze. Każdy usługodawca ma profesjonalne zdjęcia i pozytywne opinie.
Jak więc wybrać właściwie?
Nie kupuj najniższej ceny.
To jeden z najczęściej popełnianych błędów.
Najtańsza oferta rzadko okazuje się najlepszą ofertą.
Nie chodzi o to, że drożej zawsze znaczy lepiej. Problem polega na tym, że bardzo niska cena często oznacza ograniczony zakres usługi, dodatkowe koszty ukryte w umowie lub mniejsze doświadczenie wykonawcy.
Dobrą praktyką jest porównanie kilku ofert z tej samej kategorii i sprawdzenie, co dokładnie zawiera każda z nich.
Portfolio mówi więcej niż reklama.
Niezależnie od tego, czy szukasz fotografa, DJ-a, dekoratora czy firmy cateringowej, zawsze proś o konkretne realizacje.
Nie pojedyncze zdjęcia.
Nie najlepsze momenty z ostatnich pięciu lat.
Całe realizacje.
To właśnie one pokazują, jak usługodawca pracuje na co dzień.
Zwróć uwagę na komunikację.
Pierwszy kontakt często mówi więcej niż oferta.
Czy odpowiedź przychodzi szybko?
Czy wykonawca odpowiada konkretnie?
Czy próbuje zrozumieć potrzeby klienta?
W branży eventowej komunikacja jest jednym z najważniejszych elementów współpracy.
Problemy zdarzają się każdemu.
Dobra komunikacja sprawia, że przestają być problemami.
Opinie są ważne, ale nie najważniejsze.
Opinie pomagają ocenić wiarygodność firmy, jednak warto czytać je z odpowiednim dystansem.
Zwracaj uwagę przede wszystkim na powtarzające się elementy.
Jeżeli kilka osób wspomina o świetnej organizacji lub doskonałym kontakcie, prawdopodobnie nie jest to przypadek.
Podobnie działa to w drugą stronę.
Zawsze pytaj o plan awaryjny.
To pytanie zadaje zaskakująco mało klientów.
Co stanie się, jeśli fotograf zachoruje?
Jak wygląda procedura w przypadku awarii sprzętu?
Czy firma cateringowa ma zapasowe rozwiązania logistyczne?
Profesjonaliści mają odpowiedzi na takie pytania przygotowane od ręki.
Umowa chroni obie strony.
Dobra umowa nie świadczy o braku zaufania.
Świadczy o profesjonalizmie.
Powinna jasno określać:
- zakres usługi,
- terminy,
- wynagrodzenie,
- dodatkowe koszty,
- warunki rezygnacji,
- odpowiedzialność obu stron.
Jeżeli coś nie jest zapisane, warto założyć, że może później budzić wątpliwości.
Nie wybieraj wyłącznie usługi. Wybieraj człowieka.
W branży eventowej współpracujesz z ludźmi.
To oni będą odpowiadać za atmosferę, organizację i przebieg wydarzenia.
Czasami dwie podobne oferty różnią się jedynie podejściem do klienta.
I właśnie ta różnica może później zdecydować o tym, jak wspominasz całe wydarzenie.
Dobry usługodawca to mniej stresu.
Najlepsi wykonawcy nie tylko realizują usługę.
Pomagają podejmować decyzje, przewidują problemy i przejmują część odpowiedzialności za powodzenie wydarzenia.
To właśnie dlatego wybór odpowiednich partnerów jest jedną z najważniejszych decyzji podczas organizacji każdego eventu.
Szukasz sprawdzonych usługodawców?
Na Eventizer znajdziesz fotografów, DJ-ów, firmy cateringowe, dekoratorów, organizatorów wydarzeń, sale eventowe i dziesiątki innych specjalistów. Porównuj oferty, kontaktuj się bezpośrednio z wykonawcami i wybieraj partnerów, którym możesz zaufać.
